Záznamy správce o činnostech zpracování osobních údajů
Záznamy správce o činnostech zpracování osobních údajů
- Správce osobních údajů
Bytové družstvo Milevská 1114/32
se sídlem: Milevská 1114/32, 140 00 Praha 4
IČ: 61863106
e-mail: bdmilevska@seznam.cz
- Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů
Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován.
- Účely zpracování osobních údajů a právní základ zpracování
Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem správy domu a pozemku. Osobní údaje získává správce zejména od subjektu údajů a také z veřejných evidencí a rejstříků.
Právním základem zpracování osobních údajů je splnění zákonné povinnosti správce, za účelem zajištění ochrany oprávněných zájmů správce při výkonu správy domu a pozemku, a dále za účelem plnění smluv a provádění opatření před jejich uzavřením na žádost subjektů osobních údajů.
- Kategorie subjektů osobních údajů
- členové družstva, nájemníci a podnájemníci bytových a nebytových jednotek
- zaměstnanci správce
- dodavatelé a odběratelé správce
- případně další subjekty, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány za účelem správy domu a pozemku
- Kategorie osobních údajů
- identifikační a kontaktní údaje - jména a příjmení, datum narození, adresa pobytu, doručovací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa
- platební údaje - číslo bankovního účtu, číslo SIPO, variabilní symboly, předpis a evidence plateb, další údaje v souvislosti s vymáháním pohledávek
- údaje stanovené příslušnými právními předpisy pro vedení mzdové agendy
- údaje v souvislosti s členstvím v družstvu a nájmem bytových a nebytových jednotek – identifikace bytových a nebytových jednotek, údaje o nájemnících/podnájemnících, počet osob pro rozúčtování služeb, náměry a odečty měřidel apod.
- případně v minimálním rozsahu další údaje, které jsou nezbytné pro správu domu a pozemku
- Příjemci a kategorie příjemců osobních údajů
S ohledem na konkrétní kategorie subjektů údajů je správce pro plnění zákonných a smluvních povinností oprávněn poskytnout osobní údaje dalším zpracovatelům a příjemcům, zejména:
- smluvnímu správci domu
- státním orgánům, resp. dalším subjektům v rámci plnění zákonných povinností stanovených zvláštními předpisy, jde zejména o orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, orgány dohledu, exekutory, notáře, soudní komisaře apod.
- dodavatelům revizí a oprav v domě, právních, daňových a účetních služeb a dále dodavatelům služeb odečtů měřidel a rozúčtování nákladů na služby
- členům družstva a nájemcům v souvislosti s výkonem práva nahlížet do určitých dokumentů podle příslušných ustanovení stanov a zákonů č. 89/2012 Sb., 90/2012 Sb. a 67/2013 Sb.
- příp. dalším pokud je to nezbytně nutné pro správu domu a pozemku
Osobní údaje nejsou předávány do třetí země nebo mezinárodní organizaci.
- Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje budou uchovávány jak v elektronické podobě, tak ve fyzické podobě a adekvátně zabezpečeny. Osobní údaje budou uchovávány po celou dobu trvání členství v družstvu, dále vlastnického, nájemního či smluvního vztahu a následně po dobu nezbytně nutnou pro zajištění právních nároků z těchto vztahů plynoucích, tzn. do doby, dokud se mohou práva a povinnosti stát předmětem soudního sporu. Osobní údaje mohou být též uchovávány ve lhůtách daných právními předpisy (např. zákon o účetnictví apod.).
- Popis technických a organizačních bezpečnostních opatření při ochraně osobních údajů
- Ochrana před neoprávněným přístupem k osobním údajům
Záznamová zařízení a listinné evidence jsou umístěny v uzamykatelných místnostech správce osobních údajů. Vstup do místností mají pouze oprávněné osoby. Ostatní osoby mají přístup pouze v doprovodu oprávněných osob. Softwarový přístup k záznamovým zařízením je chráněn uživatelským jménem a heslem.
- Ochrana před neoprávněným čtením, kopírováním, přenosem, úpravou a vymazáním osobních údajů
Přístup k osobním údajům je chráněn uživatelským jménem a heslem. Oprávněné osoby jsou proškoleny.
- Ochrana před živelnou událostí
Vyjma opatření dle písm. a) a protipožárních opatření nejsou přijata žádná další opatření.
- Ochrana před útokem zvenčí (např. hackerský útok)
V případě připojení k internetové síti je provedeno zabezpečení ve formě firewallu, zabezpečení uživatelským jménem a heslem a opatřeními poskytovatele web-hostingových služeb.
- Ochrana před neznalostí
Všechny oprávněné a pověřené osoby jsou řádně poučeny a pravidelně proškolovány.
V Praze dne 22. května 2018
Ing. Petr Janoušek, CSc., předseda představenstva
Michaela Kuchařová, místopředsedkyně představenstva
Magdalena Janderová, členka představenstva
Poslední aktualizace záznamů: 22.5.2018